In MILKEE hast du die Option, deine Kontoauszüge, die dir deine Bank zur Verfügung stellt, mit wenigen Klicks zu importieren. So sparst du dir enorm viel Zeit, weil du nicht jede Buchung einzeln erfassen musst. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du das machen kannst.
Kontoauszüge bei deiner Bank aktivieren
Bevor's losgeht, musst du die richtigen Kontoauszüge bei deiner Bank einmalig aktivieren. Kontaktiere hierfür deine Bank und bestelle einen täglichen camt053 Export.
Was ist camt053?
Für den Import benötigen deine Kontoauszüge ein bestimmtes Format. Dieses Format heisst camt053.
Was das genau bedeutet, kannst du bei Bedarf hier nachlesen. So genau musst du das aber gar nicht wissen. Grundsätzlich ist das einfach ein Dateiformat mit allen wichtigen Informationen deiner Banktransaktionen. Dies ermöglicht es, dass Drittanbieter (wie z.B. MILKEE) diese Daten einheitlich verarbeiten können.
Kontoauszüge herunterladen
Sobald deine camt053 Exporte von deiner Bank aktiviert wurden, kannst du die entsprechenden Dateien ab dem nächsten Tag herunterladen.
Bei der ZKB machst du das folgendermassen:
Anschliessend kannst du den Zeitraum und das Konto auswählen und dann die Daten exportieren.
Kontoauszüge bei MILKEE importieren
Als nächstes musst du deine Dateien bei MILKEE hochladen. Klicke hierfür im Menü auf der linken Seite auf «+ Buchung hinzufügen» und anschliessend oben rechts auf «Buchungen importieren».
Im nächsten Schritt wirst du dann aufgefordert, deine camt053-Dateien hochzuladen. Wenn du mehrere XML-Dateien gleichzeitig importieren willst, musst du diese als ZIP verpacken (Anleitung für ZIP auf macOS, Anleitung für ZIP auf Windows).
Wähle also entweder deine ZIP-Datei oder deine XML-Datei aus, die du importieren willst. Deine Datei wird dann importiert.
Buchungen kontrollieren
Im nächsten Schritt hast du jetzt die Möglichkeit, deine Buchungen nochmals durchzugehen und zu kontrollieren, welche du wirklich importieren möchtest.
Wir haben diesen Schritt eingebaut, da es immer wieder vorkommen kann, dass du Zahlungen getätigt hast, die nichts mit deiner Geschäftstätigkeit zu tun haben.
Doppelte Buchungen vermeiden
Es kann vorkommen, dass du eine Buchung bereits von Hand erfasst hast. Deshalb wird dir in diesem Schritt angezeigt, falls bereits eine ähnliche Buchung in MILKEE existiert. Buchungen, bei denen das der Fall ist, werden mit einem roten Warnzeichen markiert. Du musst dann kurz kontrollieren, dass es sich dabei nicht um die gleiche Buchung handelt.
Rechnungen als bezahlt markieren
MIKLEE erkennt automatisch, ob ein Zahlungseingang für deine Rechnungen stattgefunden hat. Wenn das der Fall ist, wird diese als bezahlt markiert.
Buchungen bearbeiten
Als letzten Schritt musst du nun all deinen Ausgaben ein Aufwandskonto zuweisen. Bei Bedarf kannst du deine Buchungen auch mit Tags ergänzen.
Du kannst in diesem Schritt auch die Beschreibung deiner Buchungen noch etwas kürzen. Meist benötigst du nicht den ganzen Text, der in deinem Bankauszug ersichtlich ist. In meinem Beispiel würde jetzt bei der unteren Buchung «DMARC Digest» als Buchungstext reichen.
Am Ende klickst du auf «Buchungen importieren» und der Rest erledigt sich von selbst.
Belege hochladen
Vergiss bitte nicht, deine Belege hochzuladen. Du kannst dafür im Menü auf der linken Seite unter «Buchungen» die entsprechenden Filter setzen:
- Ohne Beleg
- (optional) den Zeitraum definieren
- (optional) nur Importierte Buchungen herausfiltern
